Råd og vejledning

Ansøgningsprocessen

1

Forberedelse

2

Digital ansøgning

3

Ansøgning behandles

4

Dialog

5

Afgørelse

Inden du søger

Forberedelse

Inden du søger, er det en god idé at sætte dig ind i Fondens støtteområder og finde inspiration i tidligere projekter, der har opnået støtte.

 

For alle ansøgninger gælder, at Fonden lægger vægt på, at projekterne har høj kvalitet og væsentlig betydning i dansk kulturel, social eller videnskabelig sammenhæng.

Ansøgningsfrist

Fonden behandler løbende ansøgninger og har ingen ansøgningsfrist. Vi anbefaler, at du søger i god tid og mindst seks måneder, før projektet påbegyndes. Fonden støtter ikke afsluttede eller påbegyndte projekter.

 

Alle ansøgere modtager typisk svar tre til seks måneder efter Fondens modtagelse af ansøgningen. I tilfælde hvor ansøgningsmaterialet ikke er fyldestgørende på indsendelsestidspunktet, kan der gå længere tid.

Tidligere ansøgere

Selv om du tidligere har søgt Fonden, er du velkommen til at søge igen, såfremt ansøgningen handler om et nyt (eller tilpasset) projekt, som falder inden for Fondens støtteområder. Der søges på normal vis gennem det elektroniske ansøgningssystem.

Forhåndsvurdering af ansøgning

Fonden tilbyder typisk ikke forhåndsvurderinger af projekter, men vi kan besvare afklarende spørgsmål over telefon eller pr. e-mail.

 

Du kan læse mere om Fondens vurdering af ansøgninger her.

Ansøgningen

En god ansøgning er kort, præcis og velmotiveret. Den forklarer projektets formål, kvaliteter og forventede forudsætninger for at kunne realiseres. Længere ansøgninger indeholder med fordel et kort resumé.

 

Der søges gennem vores elektroniske ansøgningsystem. Ansøgninger sendt pr. mail eller brev uden forudgående aftale kan ikke forventes at blive behandlet. Der er ingen øvre eller nedre grænse for, hvor meget man kan søge om til et projekt.

 

Når du logger ind på vores elektroniske ansøgningssystem, beder vi dig udfylde en standardiseret skabelon. Herudover har du mulighed for at uploade det materiale, som du finder relevant. Det kan fx være et specificeret budget, prospekter, billedmateriale, CV’er, faglige udtalelser m.m.

Gemme ansøgning

Når du udfylder vores elektroniske ansøgningsskema, kan dine indtastninger gemmes i op til én måned som kladde. Så længe din kladde ikke er indsendt, kan den ændres, og der kan uploades supplerende materiale. Når din ansøgning er indsendt, har du ikke længere adgang til at ændre ansøgningen, da vores behandling kan være gået i gang. Har du ændringer til ansøgningen efter indsendelse, skal du kontakte Fonden på vores mail info@louis-hansenfonden.dk eller telefon 49 18 40 20.

Ansøgningens sprog

Fonden behandler ansøgninger skrevet på dansk. Ansøgninger vedrørende forskningsrelaterede projekter kan dog indsendes på engelsk, hvis der vedlægges en dansk lægmandsbeskrivelse af projektet i hovedtræk.

Filtyper

Vores ansøgningssystem kan ikke håndtere alle filtyper. Vi anbefaler, at du anvender word- eller PDF-format. Det er en god idé at have de relevante dokumenter klar fx i en pdf-version, inden du opretter og udfylder din ansøgning.

Samtykkeerklæring

Du skal uploade en samtykkeerklæring, såfremt du søger på vegne af en anden, eller hvis du ikke selv har den fornødne bemyndigelse til at afgive samtykke til, at Fonden kan anvende de indsendte oplysninger og det indsendte informationsmateriale.

 

Du kan læse mere om vores databeskyttelsespolitik her.

Slægtninge af Aage og Johanne Louis-Hansen

Slægtninge af afdøde civilingeniør Aage Louis-Hansen og Johanne Louis-Hansen bedes kontakte sekretariatet på vores mail: info@louis-hansenfonden.dk i forbindelse med ansøgninger.

Nuværende eller tidligere medarbejdere i Coloplast

Nuværende eller tidligere medarbejdere i Coloplast og deres pårørende kan jævnfør Fondens fundats søge Fonden om støtte. Fondens støtteområder kan læses her. Der kan søges via Fondens elektroniske ansøgningssystem under formålet “4. Tidligere Coloplast medarbejdere”.

Når du søger

Opret ansøgning

Når du skal oprette en ansøgning via vores elektroniske ansøgningssystem er første skridt at oprette en brugerprofil. Det gør du ved at logge ind enten med dit personlige MitID eller MitID Erhverv. Vi anbefaler, at du bruger MitID Erhverv, hvis du søger på vegne af en organisation. Når brugerprofilen er oprettet, kan du gå i gang med ansøgningen.

Danmarks Statistik

Når du udfylder ansøgningsskemaet, skal du under fanen “Statistik” udfylde oplysninger til brug for Danmarks Statistik. Det har siden 2017 været lovpligtigt for danske fonde at indberette til Danmarks Statistik, der anvender oplysningerne til at etablere et systematisk og kontinuerligt overblik over fondenes støtteområder og udviklingen af fondenes aktiviteter.

 

Bemærk at de forskellige svarmuligheder du skal udfylde til brug for Danmarks Statistik ikke afspejler Fondens kriterier for støtte.

Kvittering for indsendelse

Du modtager en kvittering pr. mail, umiddelbart efter du har indsendt ansøgningen. Tjek evt. dit spamfilter, hvis du ikke har modtaget den forventede kvittering. Modtager du ikke en kvittering, er ansøgningen ikke registreret som indsendt. Kontakt da Fondens sekretariat på telefon 49 18 40 20.

Flere ansøgninger

Det er muligt at have flere ansøgninger til vurdering på samme tid. Som udgangspunkt anbefaler vi dog, at ansøger prioriterer sine ønsker forud for indsendelse og kun efter grundig overvejelse har flere ansøgninger til vurdering på samme tid.

Kan man parallelt søge flere fonde om støtte til samme projekt?

Vi finder det naturligt, at du søger støtte hos flere fonde og andre potentielle bevillingsgivere på samme tid. På den måde kan der være kortere vej til fuldfinansiering af projektet, da du ikke skal vente på afgørelse fra én fond, før du søger hos den næste.

Når ansøgningen er behandlet

Svar på ansøgning

Alle ansøgere modtager skriftligt svar svar tre til seks måneder efter Fondens modtagelse af ansøgningen. Fonden begrunder ikke afslag.

Tilsagnsbetingelser

Fondens tilsagn om at yde støtte har standardmæssigt en række betingelser tilknyttet. Det er til enhver tid bevillingsmodtager, som er ansvarlig for projektet, herunder at sikre, at betingelserne for bevillingen er opfyldte. Fondens standardbetingelser forudsætter eksempelvis, at støtte anvendes til det ansøgte formål, at projektet gennemføres i sin helhed som beskrevet i ansøgningen, og at projektet opnår fuld finansiering inden påbegyndelse. Herudover kan der være en række særlige betingelser knyttet til den konkrete bevilling. Som oftest er udbetaling betinget af, at projektet er gennemført, før udbetaling kan ske. Det er til enhver tid betingelserne i det individuelle tilsagnsbrev, som gælder.

Ændringer til projektet

Alle større eller væsentlige ændringer kræver forudgående skriftlig godkendelse fra Fonden. Ændres projektet væsentlig uden Fondens forudgående godkendelse, kan det medføre, at støtten bortfalder, ligesom allerede ydet støtte kan kræves tilbagebetalt.

 

Ved væsentlige budgetændringer skal et revideret budget indsendes til Fondens stillingtagen. Budgettet bedes opstillet således, at man kan sammenligne det reviderede budget med det oprindelige budget, og budgetændringerne kan følges. Se eksempel på revideret budget.

 

Du skal hurtigst muligt kontakte Fonden på info@louis-hansenfonden.dk, hvis der er væsentlige projektændringer. Husk at oplyse bevillingens journalnummer.

Omtale af bevillingen

Fonden ønsker åbenhed omkring sine uddelinger og finder det naturligt, at en bredere kreds får kendskab til projektet og dets almennyttige betydning. Hvis det støttede projekt markedsføres, omtales i pressemeddelelser eller på anden vis synliggøres i offentligheden, ønsker Fonden at blive krediteret. Pressemateriale hvori Fonden optræder, skal godkendes af Fonden senest to arbejdsdage før ekstern offentliggørelse. Fondens logo kan downloades fra vores hjemmeside louis-hansenfonden.dk/download. Fondens logo må kun benyttes i forbindelse med omtale af projektet.

Tillægsbevilling

Ønsker du at søge om tillægsbevilling til en aktiv (endnu ikke fuldt udbetalt) bevilling fra Fonden, skal du indsende en ny ansøgning via Fondens elektroniske ansøgningssystem. Inden da beder vi dog om, at du henvender dig til sekretariatet på vores mail: info@louis-hansenfonden.dk med en kort beskrivelse af projektet. Husk at oplyse journalnummeret på den oprindelige bevilling.

Fremsendelse af personoplysninger

For ansøgere med sikker e-mail:

Alle henvendelser, hvori der indgår personoplysninger, modtages udelukkende via sikker e-mail.

 

For studieansøgere:

For ansøgere, der har fået en bevilling knyttet til studieophold i udlandet, kan “Min side” i vores elektroniske ansøgningssystem anvendes. Herigennem kan beskeder sendes til og fra Fonden på en sikker måde i henhold til Persondataforordningen. Hvis du som studerende har brug for, at “Min Side” aktiveres, kan du kontakte Fondens sekretariat på telefon 49 18 40 20.

Når din bevilling skal udbetales

Udbetaling

Du kan anmode om at få bevillingen udbetalt i vores elektroniske ansøgningssystem, når betingelserne i bevillingsbrevet er opfyldte. Udbetalinger sker således ikke automatisk, men kun efter anmodning. Fonden udbetaler bevillinger to gange månedligt.

 

Hvis personer, som ikke er oprettet som bevillingsmodtager eller administrativ bruger på en sag, ønsker at anmode om udbetaling på vegne af bevillingsmodtager, kan dette af sikkerhedsmæssige grunde ikke ske i det elektroniske system uden forudgående kontakt med Fonden. Fonden kan kontaktes pr. mail info@louis-hansenfonden.dk eller pr. telefon 4918 4020.

 

Vær opmærksom på, at bevillingen først udbetales, når det ansøgte projekt er gennemført. Ved større bevillinger vil udbetaling kunne foregå i rater. Konkrete betingelser for udbetalingen fremgår altid af bevillingsbrevet.

Regnskab (udbetalingskriterie)

Såfremt indsendelse af regnskab er nævnt som udbetalingskriterie i bevillingsbrevet skal følgende opfyldes:

 

  • Ordinært regnskab: Regnskabet skal være underskrevet af to personer, der er tilknyttet organisationen.
  • Revisionspåtegnet regnskab: Regnskabet skal være underskrevet af revisor.

 

Læs altid bevillingsbrevet, hvor de individuelle betingelser for udbetaling fremgår.

Afrapportering

Når du anmoder om udbetaling i vores elektroniske ansøgningssystem, skal du bl.a. forholde dig til, om betingelserne i bevillingsbrevet er opfyldte, og om der er indholdsmæssige eller budgetmæssige ændringer. Bemærk at der ikke kan anmodes om udbetaling, hvis betingelserne i bevillingsbrevet ikke er opfyldte. Du skal da i stedet sende en redegørelse til Fonden på mail info@louis-hansenfonden.dk, hvorefter Fonden vil tage stilling til, hvorvidt ændringerne kan godkendes.

 

Du skal herudover bl.a. afrapportere på projektet i executive summary form. Her bør du bl.a. overveje, hvad der er opnået med projektet, om egne succeskriterier er opnået, hvor mange og hvilke målgrupper der har fået glæde af projektet, om der er opnået ny viden med projektet.

Rateplan

Hvis du har modtaget en bevilling, hvor udbetalingerne vil ske i rater, kan du enten indsende udkast til en rateplan til Fondens mail: info@louis-hansenfonden.dk, eller selv indtaste dit udkast til rateplanen via Fondens elektroniske ansøgningssystem under fanen “Udbetaling”.

 

Udkast til rateplanen skal foreligge senest samtidig med, at du anmoder om udbetaling af 1. rate. Rateplanen skal være tilpasset bevillingens størrelse samt projektets tidsplan. Husk at det altid er de konkrete betingelser i dit bevillingsbrev, der er gældende.

Bankdokumentation

Der skal altid vedhæftes dokumentation for den konto, som bevillingen ønskes udbetalt til. Dokumentationen skal vise bankens navn, kontoejers navn, kontonummer og registreringsnummer. Dette kan enten være dokumentation fra banken, der bekræfter, hvem kontoen tilhører eller et skærmprint fra netbank. Der udbetales udelukkende til en dansk konto, der er tilknyttet bevillingsmodtager. På grund af databeskyttelsesreglerne modtager vi kun bankoplysninger gennem vores elektroniske ansøgningsystem eller via sikker mail.

Kvittering for udbetalingsanmodning

Når de relevante dokumenter for udbetalingsanmodning er indsendt gennem vores elektroniske ansøgningssystem, modtager du en kvittering via den mailadresse, der er registreret i legatsystemet. Modtager du ikke en kvittering, bedes du kontakte Fonden på vores mail: info@louis-hansenfonden.dk eller på telefon 49 18 40 20.

Dokumentation ved studieophold

Er du studerende, kan du anmode om udbetaling før dit udlandsophold begynder, hvis du kan dokumentere, at du har haft udgifter til tuition fee, flybilletter eller andre leveomkostninger i forbindelse med opholdet, som overstiger det bevilgede beløb.

 

Bemærk: når du uploader dokumentation, er det vigtigt, at det kun er dine egne personoplysninger, som fremgår (navn, adresse mv.) Hvis du f.eks. uploader flybilletter med oplysninger om flere rejsende, skal du altid sløre dine medrejsendes personoplysninger. Læs mere om Fondens databeskyttelsespolitik.

SKAT

Fonden indberetter det fulde bevillingsbeløb til SKAT på baggrund af det i ansøgningen oplyste CPR- eller CVR-nummer. Bevillinger indberettes til SKAT i samme år, som bevillingen er givet, uanset om beløbet er udbetalt eller ej. Bevillinger, som udbetales over flere år (i rater), indberettes som hovedregel med det fulde bevillingsbeløb i det år, hvor bevillingen er givet. Bevillingsmodtagers skattemæssige forhold er Fonden uvedkommende.