Beskyttelse af personoplysninger har høj prioritet hos Aage og Johanne Louis-Hansens Fond (”vi”, ”os” eller ”fonden”). Du kan her læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i forbindelse med fondsadministrationen.
Aage og Johanne Louis-Hansens Fond er den dataansvarlige
Dataansvarlig er Aage og Johanne Louis-Hansens Fond, CVR nr. 8723 7915, beliggende Hammerensgade 1, 3. sal, 1267 København K.
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, som beskrevet nedenfor, eller hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på telefon 4918 4020 eller via e-mail: info@louis-hansenfonden.dk
Kategorier af registrerede og kilden til personlysninger
Aage og Johanne Louis-Hansens Fond behandler personoplysninger om ansøgere, eventuelt kontaktpersoner tilknyttet ansøgninger, samt oplysninger om øvrige personer, der måtte fremgå af ansøgningsmaterialet.
Alle personoplysninger er indsamlet fra ansøger.
Kategorier af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag
Vi ønsker ikke at modtage eller behandle følsomme personoplysninger. Vi beder derfor om, at sådanne oplysninger ikke tilgår fonden.
Vores behandling af fondsansøgningssagerne indbefatter imidlertid følgende formål og kategorier af personoplysninger:
Oprettelse af profil i fondens digitale ansøgningsportal
Vi behandler personoplysninger med det formål at oprette og administrere din profil i fondens digitale ansøgningsportal, så du kan indsende ansøgninger til fonden.
I forbindelse med oprettelse af profil behandler vi navn og e-mailadresse.
Vi behandler personoplysningerne for at varetage fondens legitime interesse i at administrere adgangen til fondens digitale ansøgningsportal og sikre korrekt identifikation af ansøgere, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Oplysningerne relaterede til profilen slettes 24 måneder efter seneste login, såfremt der ikke er nogen aktive ansøgninger.
Se oplysninger om modtagere nedenfor.
Behandling af ansøgninger
Når du ansøger om bevilling på vegne af en juridisk person (organisation), behandler vi dit navn, stilling, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CV’er, referencer, udtalelser, projektbeskrivelser og budget samt CVR-nummer, hvor der er tale om en enkeltmandsvirksomhed.
Hvis du ansøger som fysisk person, behandler vi desuden oplysninger om dine karakterer og uddannelsespapirer og dit CPR-nummer.
Som led i selve vurderingen af ansøgningen, behandler vi desuden oplysninger i forbindelse med vores dialog med dig som ansøger.
Vi modtager og behandler disse personoplysninger for at varetage fondens legitime interesse i at sikre den rette sagsbehandling og vurdering af den indsendte ansøgning, herunder for at skabe overblik over ansøgere, bevillinger og afslag og derved bl.a. sikre fondens uddelingshistorik, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vi behandler desuden dit CPR-nr. på grundlag af det samtykke, som du giver i forbindelse med, at du indsender en ansøgning på ansøgningsportalen, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.
Hvis du/projektet opnår støtte, behandler vi endvidere de personoplysninger, der er nødvendige for at administrere bevillingen, herunder bevillingsbeløb, bevillingsdato, bankoplysninger, skatteoplysninger og eventuelt Taxpayer Identification Number (TIN), korrespondance, dokumentation for anvendelse af midler og eventuelle rapporteringsoplysninger.
Oplysningerne behandler vi som led i opfyldelse af den aftale, der indgås mellem dig som bevillingsmodtager og fonden (det vil typisk være bevillingsbrevet med eventuelle senere tilføjelser i form af tillæg, der udgør aftalen mellem dig og fonden), eller forud for indgåelse af aftalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
I forbindelse med udbetalingen af bevillingen, behandler vi personoplysninger til bogførings- og regnskabsmæssige formål samt til brug for indberetning til relevante myndigheder. Det drejer sig om navn, e-mailadresse, adresse, bankoplysninger, samt bevillingsbeløb- og dato, som vi behandler på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1., litra c, da vi er retlige forpligtede til at opbevare dem i henhold til § 12 i bogføringsloven og videregive dem til SKAT i henhold til skatteindberetningsloven § 24, stk. 1, jf. ligningsloven § 7 O.
Fonden udbetaler i udgangspunktet en bevilling til den NemKonto, der er tilknyttet bevillingsmodtagerens CVR- eller CPR-nummer. I forbindelse med udbetaling til NemKonto vil der ske en elektronisk udveksling af dit NemKonto-nummer mellem fondens bank og NemKonto-systemet.
Vi behandler desuden CPR-nummer på grundlag af databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3, som led i vores normale drift af virksomheden, samt videregivelse til offentlige myndigheder, herunder SKAT, med henblik på entydig identifikation.
Retsgrundlaget for fondens behandling af dit CVR-nummer, hvis du er en enkeltmandsvirksomhed, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).
Vi opbevarer som udgangspunkt hver enkelt ansøgningssag, herunder personoplysninger samt ansøgningen og dertilhørende bilag og korrespondance, i 5 år plus indeværende regnskabsår fra den enkelte sags afslutning, hvilket er ved sidste udbetaling eller fra tidspunktet for afslag.
Herefter slettes stamdata, i form af navn, kontaktoplysninger, cv og øvrige projektdokumenter fra ansøgningssagen, som du har markeret som indeholdende personoplysninger. Fonden opbevarer derefter visse begrænsede personoplysninger i relation til selve bevillingen af hensyn til, ud fra en samfunds- og forskningsmæssig interesse, at bevare og sikre fondens historik. Det drejer sig om ansøgeres/bevillingsmodtageres adresse (postnr. og land), ansøgers stillingsbetegnelse, det ansøgte formål og beløb samt personoplysninger, der måtte fremgå af projektbeskrivelse, bevillings-/afslagsbrev, dialog i forbindelse med sagsbehandlingen, bilag til ansøgningen, afrapporteringer, vurderinger, betalingsbilag og kvitteringer.
Se oplysninger om modtagere nedenfor.
Offentliggørelse af bevillingsmodtagere
I forbindelse med offentliggørelse af fondens årsrapport offentliggør vi, på fondens hjemmeside, en oversigt over bevillingsmodtagere. I denne liste indgår oplysning om ansøgers/ansøgerinstitutions navn, projekttitel og bevillingsbeløb.
For så vidt angår bevilling til studieophold offentliggøres alene oplysning om det samlede årlige bevillingsbeløb uden angivelse af den enkelte bevillingsmodtager.
Vi behandler disse oplysninger som led i fondens legitime interesse i at øge offentlighedens kendskab til fondens bevillinger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
I visse sager behandler vi navn, titel og eventuelt foto (projektbilledmateriale) i forbindelse med, at vi ved opslag på vores hjemmeside ønsker at skabe kendskab i offentligheden til de projekter, der har modtaget støtte. Vi offentliggør ikke disse oplysninger, medmindre der er indgået en aftale herom med projektet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, eller der foreligger samtykke fra den enkeltperson, som har modtaget en bevilling, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Modtagere af personoplysningerne
Alle ansøgninger behandles igennem vores ansøgningssystem, GrantOne, hvorfor Aage og Johanne Louis-Hansens Fond overlader personoplysninger til Grant ApS og dennes underdatabehandlere.
Som nævnt ovenfor ved de enkelte behandlingsaktiviteter, videregiver eller overlader Aage og Johanne Louis-Hansens Fond desuden personoplysninger til følgende modtagere:
- Myndigheder for at overholde fondens retlige forpligtelser eller rettigheder i medfør af anden lovgivning, eller hvis det er påkrævet af en myndighed
- Eksterne faglige rådgivere, fagpersoner og lignende til vurdering af din ansøgning og projekt, samt eksterne konsulenter til kommunikationsbistand i forbindelse med projekter, der ønskes særligt fremhævet
- Revisor samt evt. advokat og øvrige rådgivere
- Banker i forbindelse med udbetaling af bevillinger
- IT-leverandører og andre databehandlere, herunder i forbindelse med drift og vedligeholdelse af IT-systemer, brugeradministration og –support samt hosting af diverse IT-platforme (Vivant ApS og dennes underdatabehandlere).
Overførsler til tredjelande
Som en del af de behandlingsaktiviteter, der er beskrevet ovenfor, kan vi overføre personoplysninger til tredjelande (lande uden for EU/EØS), når vi overlader personoplysninger til databehandlere og deres underdatabehandlere. Dette inkluderer Microsoft Ireland Operations Limited og deres underdatabehandlere, samt Vivant ApS og dennes underleverandør, herunder Amazon Web Services Ireland Limited.
Når vi overlader personoplysninger til vores databehandlere og deres underdatabehandlere, kan vi overføre personoplysninger til følgende tredjelande: Australien, Canada, Chile, De Forenede Arabiske Emirater, Hongkong, Indien, Indonesien, Israel, Japan, Kina, Korea, Malaysia, Mexico, New Zealand, Qatar, Singapore, Storbritannien, Sydafrika, Taiwan og USA.
Til lande og virksomheder, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at disse sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger gennem lovgivning og andre foranstaltninger, overføres personoplysningerne i overensstemmelse med GDPR, artikel 45. Det drejer sig om følgende lande: Brasilien, Israel, Japan, Korea, New Zealand, Storbritannien, samt for visse dele Canada og USA.
Når vi overfører personoplysninger til lande eller virksomheder, hvor EU-Kommissionen ikke har vurderet, at de har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil vi sikre, at der er fornødne garantier ved brug af Kommissionens standardkontrakter eller ved andre kontrakter godkendt af kompetente myndigheder i henhold til GDPR, artikel 46. Hvis du ønsker at modtage en kopi af sådanne standardkontraktbestemmelser, kan du kontakte os på info@louis-hansenfonden.dk.
Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Dette kan du gøre ved at kontakte os på telefon 4918 4020 eller via e-mail: info@louis-hansenfonden.dk
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
- Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger som følge af vores legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f).
- Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
- Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Ønsker du at gøre dine rettigheder gældende, bedes du henvende dig til Aage og Johanne Louis-Hansens Fond på e-mail: info@louis-hansenfonden.dk eller telefon 4918 4020.
Opdatering af vores databeskyttelsespolitik
Vi passer godt på dine personoplysninger, og derfor kan der være behov for, at vi opdaterer denne databeskyttelsespolitik.
Rettigheder til materiale på Fondens hjemmeside
Rettighederne til indholdet på Fondens hjemmeside er ejet af Aage og Johanne Louis-Hansens Fond og må ikke kopieres, reproduceres eller distribueres uden Fondens samtykke
Cookies
Når du besøger vores website, indsamles der oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold. Du kan læse mere i vores cookiepolitik.