Beskyttelse af personlige oplysninger har høj prioritet hos Aage og Johanne Louis-Hansens Fond (”vi”, ”os” eller ”fonden”). Du kan her læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i forbindelse med fondsadministrationen.
Aage og Johanne Louis-Hansens Fond er den dataansvarlige
Dataansvarlig er Aage og Johanne Louis-Hansens Fond, CVR nr. 8723 7915, beliggende Hammerensgade 1, 3. sal, 1267 København K.
Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet nedenfor, eller hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på telefon 4918 4020 eller via e-mail: info@louis-hansenfonden.dk
Kategorier af registrerede og kilden til personlysninger
Aage og Johanne Louis-Hansens Fond behandler personoplysninger om ansøgere og eventuelt tilknyttede kontaktpersoner.
Alle personoplysninger er indsamlet fra den person, der via MitID eller MitID Erhverv er logget ind i fondens digitale ansøgningssystem (personen er altid selv enten ansøger eller kontaktperson).
Kategorier af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag
I forbindelse med vores behandling af fondsansøgningssagerne behandler vi følgende kategorier af personoplysninger:
Almindelige personoplysninger
Vi behandler dit navn, stilling, adresse, e-mail, telefonnummer, CV’er, referencer, udtalelser, karakterer, uddannelsespapirer, projektbeskrivelser og budget, selvangivelse, bankoplysninger, oplysning om skattepligt og eventuelt Taxpayer Identification Number (TIN).
Vi modtager og behandler disse personoplysninger for at varetage fondens legitime interesse i at sikre den rette sagsbehandling og vurdering af den indsendte ansøgning, herunder for at skabe overblik over ansøgere, bevillinger og afslag og derved bl.a. sikre fondens uddelingshistorik, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Opnår du/projektet støtte, behandler vi endvidere personoplysningerne om dig som led i opfyldelse af vores kontraktuelle forpligtelser i forlængelse af den aftale, der indgås mellem dig som bevillingsmodtager og fonden (det vil typisk være bevillingsbrevet med eventuelle senere tilføjelser i form af tillæg, der udtrykker aftalen mellem dig og fonden), eller forud for indgåelse af aftalen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Herudover behandler vi personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde fondens retlige forpligtelser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, herunder bl.a. til bogførings- og regnskabsmæssige formål samt til brug for indberetning til relevante myndigheder, f.eks. i forbindelse med indberetning af vores udbetaling til bevillingsmodtager til SKAT.
I forbindelse med offentliggørelse af fondens årsrapport offentliggør vi på fondens hjemmeside en oversigt over bevillingsmodtagere. I denne liste indgår oplysning om ansøgers/ansøgerinstitutions navn, projekttitel, bevillingsdato og beløb. For så vidt angår bevilling til studieophold offentliggøres alene oplysning om det samlede årlige bevillingsbeløb uden angivelse af den enkelte bevillingsmodtager. Vi behandler disse oplysninger som led i Fondens legitime interesse i at øge offentlighedens kendskab til fondens bevillinger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
I visse sager behandler vi navn, titel og eventuelt foto (projektbilledmateriale) i forbindelse med, at vi ved opslag på vores hjemmeside ønsker at skabe kendskab i offentligheden til de projekter, der har modtaget støtte. Vi offentliggør ikke disse oplysninger, medmindre der er indgået en aftale herom med projektet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, eller der foreligger samtykke fra den enkeltperson, som har modtaget en bevilling, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
CPR-nummer
Vi behandler dit CPR-nummer, når du ved brug af MitID logger ind på vores legatansøgningsplatform, ligesom vi efterfølgende i forbindelse med behandlingen af din konkrete ansøgning behandler dit CPR-nr. i en kodet version. Vi behandler i den forbindelse dit CPR-nr. for at sikre en entydig identifikation af dig samt sikre vores ansøgningshistorik. Vi behandler dit CPR-nr. på grundlag af det samtykke, som du giver i forbindelse med, at du logger ind på legatansøgningsplatformen, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.
Vi behandler endvidere dit CPR-nr., som du har oplyst i forbindelse med din indsendelse af ansøgning, med henblik på udbetaling af støttemidler via din NemKonto. Dette sker på baggrund af dit samtykke til vores behandling af CPR-nr., jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2. Se nærmere herom nedenfor.
Herudover behandler vi, som led i vores retlige forpligtelse, dit CPR-nr. i forbindelse med indberetning til SKAT, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
Følsomme personoplysninger
Vi ønsker ikke at modtage eller behandle følsomme personoplysninger. Vi beder derfor om, at sådanne oplysninger ikke tilgår fonden.
Udbetaling af bevillinger via NemKonto
Fonden udbetaler i udgangspunktet en bevilling til den NemKonto, der er tilknyttet bevillingsmodtagerens CVR-nr. eller CPR-nr. I forbindelse med udbetaling til NemKonto vil der ske en elektronisk udveksling af dit NemKonto-nummer mellem fondens bank og NemKonto-systemet.
Fondens bank får adgang til at modtage oplysning om dit NemKonto-nummer med det formål at indbetale den forestående udbetaling af bevillingen på NemKontoen. Det foregår konkret ved, at fonden via fondens bank indgiver en betalingsmeddelelse til NemKonto-systemet, hvor du identificeres ved CPR-nummer (hvis du er en fysisk person) eller CVR-nummer (hvis du er en virksomhed). NemKonto-systemet påfører automatisk dit registrerede NemKonto-nummer og sender det til fondens bank, hvorefter fondens bank sørger for udbetaling af bevillingen til din NemKonto. Fonden modtager således ikke oplysninger om den konto, der er knyttet til din NemKonto.
Retsgrundlaget for fondens behandling af dit CPR-nummer til brug for udbetaling af bevilling til din NemKonto er dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2, som du udleverer til os i forbindelse med anmodning om udbetaling via NemKonto. Du kan til hver en tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via ovenstående kontaktoplysninger.
Retsgrundlaget for fondens behandling af dit CVR-nummer, hvis du er en enkeltmandsvirksomhed, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).
Digitaliseringsstyrelsen har som dataansvarlig ansvaret for oprettelsen og driften af NemKonto-systemet, og har overdraget den konkrete databehandleropgave til virksomheden KMD A/S. Du kan altid ved henvendelse til NemKonto Support få oplyst, hvilke oplysninger NemKontoregistret indeholder, samt få hjælp til at rette eller slette oplysninger. Se mere på NemKontos hjemmeside.
Du kan vælge at få udbetalt bevilling til en anden konto end din NemKonto, som du selv oplyser i forbindelse med din udbetalingsanmodning.
Hvis bevillingen udbetales i rater, og du har modtaget rateudbetalinger på NemKonto, kan du ændre måden for udbetaling af efterfølgende rater. Du skal angive dette i forbindelse med anmodning om udbetaling af den konkrete rate.
Modtagere af personoplysningerne
Aage og Johanne Louis-Hansens Fond videregiver eller overlader alene personoplysninger til følgende modtagere:
- Myndigheder for at overholde fondens retlige forpligtelser eller rettigheder i medfør af anden lovgivning, eller hvis det er påkrævet af en myndighed
- Eksterne faglige rådgivere, fagpersoner og lignende til vurdering af din ansøgning og projekt
- Revisor samt evt. advokat og øvrige rådgivere
- Banker i forbindelse med udbetaling af bevillinger
- IT-leverandører og andre databehandlere, herunder i forbindelse med drift og vedligeholdelse af IT-systemer, brugeradministration og –support samt hosting af diverse IT-platforme
Personoplysningerne lagres inden for EU (Den Europæiske Union) og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”EØS”). Vi overfører ikke dine oplysninger til tredjelande.
Opbevaring og sletning
Vi opbevarer hver enkelt ansøgningssag – herunder personoplysninger samt ansøgningen og dertilhørende bilag og korrespondance – i 5 år plus indeværende regnskabsår fra den enkelte sags afslutning. Herefter anonymiserer vi hovedparten af personoplysninger i ansøgningssagen således, at vi alene bevarer oplysning om ansøgeres/bevillingsmodtageres navn og kontaktoplysninger samt oplysning om det ansøgte formål og bevilling/afslag.
Vi opbevarer ansøgers pseudonymiserede (kodede) CPR-nr. i op til 15 år efter afslutningen af hver enkel ansøgningssag for derved at sikre en entydig identifikation og ansøgningshistorik i de hyppige tilfælde, hvor ansøger søger flere gange over en årrække.
Opbevaringen følger derved den enkelte ansøgningssag, således at ovennævnte opbevaringsperioder regnes fra afslutningen af hver enkel sag, herunder i de tilfælde hvor samme ansøger måtte søge flere gange.
Vi opbevarer ansøgers pseudonymiserede (kodede) CPR-nr. i op til 15 år efter afslutningen af hver enkel ansøgningssag for derved at sikre en entydig identifikation og ansøgningshistorik i de hyppige tilfælde, hvor ansøger søger flere gange over en årrække.
Opbevaringen følger derved den enkelte ansøgningssag, således at ovennævnte opbevaringsperioder regnes fra afslutningen af hver enkel sag, herunder i de tilfælde hvor samme ansøger måtte søge flere gange.
Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Dette kan du gøre ved at kontakte os på telefon 4918 4020 eller via e-mail: info@louis-hansenfonden.dk
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
- I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
- Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger som følge af vores legitime interesse (artikel 6, stk. 1, litra f).
- Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
- Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Ønsker du at gøre dine rettigheder gældende, bedes du henvende dig til Aage og Johanne Louis-Hansens Fond på e-mail: info@louis-hansenfonden.dk eller telefon 4918 4020.
Opdatering af vores databeskyttelsespolitik
Vi passer godt på dine personoplysninger, og derfor kan der være behov for, at vi opdaterer denne databeskyttelsespolitik.
Rettigheder til materiale på Fondens hjemmeside
Rettighederne til indholdet på Fondens hjemmeside er ejet af Aage og Johanne Louis-Hansens Fond og må ikke kopieres, reproduceres eller distribueres uden Fondens samtykke
Cookies
Når du besøger vores website, indsamles der oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold. Du kan læse mere i vores cookiepolitik.