Råd og vejledning

Forberedelse

Inden du søger, er det en god idé at sætte dig ind i Fondens støtteområder og finde inspiration i tidligere projekter, der har opnået støtte.

For alle ansøgninger gælder, at Fonden lægger vægt på, at projekterne har høj kvalitet og væsentlig betydning i dansk kulturel, social eller videnskabelig sammenhæng.

Ansøgningsfrist

Fonden behandler løbende ansøgninger, og der er ingen ansøgningsfrister. Vi anbefaler, at du søger i god tid og mindst seks måneder, før projektet påbegyndes. Fonden støtter ikke afsluttede eller påbegyndte projekter.

Ansøgningen

Der søges gennem vores digitale ansøgningssystem. Ansøgninger sendt pr. mail eller brev uden forudgående aftale kan ikke forventes at blive behandlet. Der er ingen øvre eller nedre grænse for, hvor meget man kan søge om til et projekt.

Når du logger ind på vores digitale ansøgningssystem, beder vi dig udfylde en standardiseret skabelon. Herudover har du mulighed for at uploade andet materiale, som du finder relevant. Det kan f.eks. være billedmateriale, CV’er og faglige udtalelser. Din ansøgning skal indeholde en projektbeskrivelse og et detaljeret budget (indtægter og udgifter inkl.(ekskl. moms).

Fonden behandler ansøgninger skrevet på dansk og fondens arbejdssprog er dansk. Ansøgninger vedrørende forskningsrelaterede projekter kan indsendes på engelsk, hvis der vedlægges en dansk lægmandsbeskrivelse af projektet i hovedtræk.

Vores ansøgningssystem kan ikke håndtere alle filtyper. Vi anbefaler, at du anvender word- eller PDF-format. Det er en god idé at have de relevante dokumenter klar f.eks. i en pdf-version, inden du opretter og udfylder din ansøgning.

Selv om du tidligere har søgt Fonden, er du velkommen til at søge igen, såfremt ansøgningen angår et nyt (eller tilpasset) projekt, som falder inden for Fondens støtteområder.

Gemme ansøgningen

Når du udfylder vores digitale ansøgningsskema, kan dine indtastninger gemmes i op til én måned som kladde. Så længe din kladde ikke er indsendt, kan den ændres, og der kan uploades supplerende materiale. Når din ansøgning er indsendt, har du ikke længere adgang til at ændre ansøgningen, da vores behandling kan være gået i gang.

Har du ændringer til ansøgningen efter indsendelse, skal du kontakte Fonden på vores mail info@louis-hansenfonden.dk eller telefon 49 18 40 20.

Opret ansøgning

Når du skal oprette en ansøgning via vores digitale ansøgningssystem er første skridt at oprette en brugerprofil. Det gør du ved at logge ind enten med dit personlige MitID eller MitID Erhverv. Vi anbefaler, at du bruger MitID Erhverv, hvis du søger på vegne af en organisation. Når brugerprofilen er oprettet, kan du gå i gang med ansøgningen.

Danmarks Statistik

Når du udfylder ansøgningsskemaet, skal du under fanen “Statistik” udfylde oplysninger til brug for Danmarks Statistik. Det har siden 2017 været lovpligtigt for danske fonde at indberette til Danmarks Statistik, der anvender oplysningerne til at etablere et systematisk og kontinuerligt overblik over fondenes støtteområder og udviklingen af fondenes aktiviteter.

Bemærk at de forskellige svarmuligheder du skal udfylde til brug for Danmarks Statistik ikke afspejler Fondens kriterier for støtte.

Kvittering for indsendelse

Du modtager en kvittering pr. mail, umiddelbart efter du har indsendt ansøgningen. Tjek evt. dit spamfilter, hvis du ikke har modtaget den forventede kvittering. Modtager du ikke en kvittering, er ansøgningen ikke registreret som indsendt. Kontakt da Fondens sekretariat på telefon 49 18 40 20.

Svar på ansøgning

Alle ansøgere modtager typisk svar tre til seks måneder efter Fondens modtagelse af ansøgningen. I tilfælde hvor ansøgningsmaterialet ikke er fyldestgørende på indsendelsestidspunktet, kan der gå længere tid.

Ansøgere, der har søgt støtte til studieophold i udlandet modtager dog typisk svar inden for tre måneder.

Tilsagnsbetingelser

Fondens tilsagn om at yde støtte har standardmæssigt en række betingelser tilknyttet. Det er til enhver tid bevillingsmodtager, som er ansvarlig for projektet, herunder at sikre at betingelserne for bevillingen er opfyldte. Fondens standardbetingelser forudsætter eksempelvis, at støtten anvendes til det ansøgte formål, at projektet gennemføres i sin helhed som beskrevet i ansøgningen, og at projektet opnår fuld finansiering inden påbegyndelse. Herudover kan der være en række særlige betingelser knyttet til den konkrete bevilling. Som oftest er udbetaling betinget af, at projektet er gennemført, før udbetaling kan ske. Det er til enhver tid betingelserne i det individuelle tilsagnsbrev, som gælder.

Ændringer til projektet

Alle større eller væsentlige ændringer kræver forudgående skriftlig godkendelse fra Fonden. Ændres projektet væsentlig uden Fondens forudgående godkendelse, kan det medføre, at støtten bortfalder, ligesom allerede ydet støtte kan kræves tilbagebetalt.

Ved væsentlige budgetændringer skal et revideret budget indsendes til Fondens stillingtagen. Budgettet bedes opstillet således, at man kan sammenligne det reviderede budget med det oprindelige budget, så budgetændringerne kan følges. Se eksempel på revideret budget.

Du skal hurtigst muligt kontakte Fonden på info@louis-hansenfonden.dk, hvis der er væsentlige projektændringer. Husk at oplyse bevillingens journalnummer.

Udbetaling

Du kan anmode om at få bevillingen udbetalt i vores digitale ansøgningssystem, når betingelserne i bevillingsbrevet er opfyldte. Udbetalinger sker således ikke automatisk. Fonden udbetaler typisk to gange månedligt.

Hvis personer, som ikke er oprettet som bevillingsmodtager eller administrativ bruger på en sag, ønsker at anmode om udbetaling på vegne af bevillingsmodtager, kan dette af sikkerhedsmæssige grunde ikke ske i det elektroniske system uden forudgående kontakt med Fonden. Fonden kan kontaktes pr. mail info@louis-hansenfonden.dk eller pr. telefon 4918 4020.

Vær opmærksom på, at bevillingen sandsynligvis først udbetales, når det ansøgte projekt er gennemført. Ved større bevillinger vil udbetaling kunne foregå i rater. Konkrete betingelser for udbetalingen fremgår altid af bevillingsbrevet.

Regnskab (udbetalingskriterie)

Såfremt indsendelse af regnskab er nævnt som udbetalingskriterie i bevillingsbrevet skal følgende opfyldes:

• Ordinært regnskab: Regnskabet skal være underskrevet af to personer, der er tilknyttet organisationen.
• Revisionspåtegnet regnskab: Regnskabet skal være underskrevet af revisor.

Læs altid bevillingsbrevet, hvor de individuelle betingelser for udbetaling fremgår.

Afrapportering

Når du anmoder om udbetaling i vores digitale ansøgningssystem, skal du bl.a. forholde dig til, om betingelserne i bevillingsbrevet er opfyldte, og om der er indholdsmæssige eller væsentlige budgetmæssige ændringer. Bemærk at der ikke kan anmodes om udbetaling, hvis betingelserne i bevillingsbrevet ikke er opfyldte. Du skal da i stedet sende en redegørelse om de væsentlige ændringer til Fonden på mail info@louis-hansenfonden.dk, hvorefter Fonden vil tage stilling til, hvorvidt ændringerne kan godkendes.

Du skal herudover bl.a. afrapportere på projektet i executive summary form. Her bør du bl.a. overveje, hvad der er opnået med projektet, om egne succeskriterier er opnået, hvor mange og hvilke målgrupper der har fået glæde af projektet, om der er opnået ny viden med projektet.

Rateplan

Hvis du har modtaget en bevilling, hvor udbetalingerne vil ske i rater, kan du enten indsende udkast til en rateplan til Fondens mail: info@louis-hansenfonden.dk, eller selv indtaste dit udkast til rateplanen via Fondens digitale ansøgningssystem under fanen “Udbetaling”.

Udkast til rateplanen skal foreligge senest samtidig med, at du anmoder om udbetaling af 1. rate. Rateplanen skal være tilpasset bevillingens størrelse samt projektets tidsplan. Husk at det altid er de konkrete betingelser i dit bevillingsbrev, der er gældende.