Råd og vejledning

Forberedelse

Inden du søger, er det en god idé at sætte dig ind i fondens støtteområder og finde inspiration i tidligere projekter, der har opnået støtte.

Fonden lægger vægt på, at ansøgte projekter har høj kvalitet og væsentlig betydning i dansk kulturel, social eller videnskabelig sammenhæng. Der er ingen øvre eller nedre grænse for, hvor meget man kan søge om til et projekt.

Selv om du tidligere har søgt fonden, er du velkommen til at søge igen, såfremt ansøgningen angår et nyt (eller tilpasset) projekt, som falder inden for fondens støtteområder.

Ansøgningsfrist

Vi behandler ansøgninger løbende, og der er ingen ansøgningsfrister. Vi anbefaler, at du søger i god tid og mindst seks måneder før, projektet påbegyndes. Søger du støtte til studieophold, anbefaler vi, at du indsender din ansøgning mindst tre måneder før, opholdet begynder. Fonden støtter ikke afsluttede eller påbegyndte projekter.

Ansøgningen

Det er kun muligt at søge gennem vores digitale ansøgningssystem. Ansøgninger sendt pr. mail eller brev kan ikke forventes at blive behandlet.

Når du logger ind på vores digitale ansøgningssystem, beder vi dig udfylde en standardiseret skabelon. Herudover har du mulighed for at uploade andet materiale, som du finder relevant. Det kan f.eks. være billedmateriale, CV’er og faglige udtalelser. Din ansøgning skal altid indeholde et detaljeret budget (indtægter og udgifter inkl./ekskl. moms).

Vi behandler ansøgninger skrevet på dansk og fondens arbejdssprog er dansk. Ansøgninger vedrørende forskningsrelaterede projekter kan indsendes på engelsk, hvis der vedlægges en dansk lægmandsbeskrivelse af projektet i hovedtræk.

Vores ansøgningssystem kan ikke håndtere alle filtyper. Vi anbefaler, at du anvender word- eller PDF-format. Det er en god idé at have de relevante dokumenter klar f.eks. i en pdf-version, inden du opretter og udfylder din ansøgning.

Gemme ansøgningen

Når du udfylder vores digitale ansøgningsskema, bliver dine indtastninger gemt som kladde. Så længe din kladde ikke er indsendt, kan den ændres, og der kan uploades supplerende materiale. Når din ansøgning er indsendt, har du ikke længere adgang til at ændre ansøgningen, da vores behandling kan være gået i gang.

Har du ændringer til ansøgningen efter indsendelse, skal du kontakte sekretariatet på vores mail info@louis-hansenfonden.dk eller telefon 49 18 40 20.

Opret ansøgning

Når du skal oprette en ansøgning via vores digitale ansøgningssystem skal du logge ind enten med dit personlige MitID eller med MitID Erhverv. Hvis du søger på vegne af en organisation skal du logge ind med MitID Erhverv. Hvis du søger en personlig bevilling, skal du logge ind med dit personlige MitID.

Vær opmærksom på, at det kun er dit unikke log-in med MitID eller MitID Erhverv, der giver adgang til sagen. Derfor er det kun dig, der kan tilgå sagen elektronisk fremover for at:

• udfylde informationer
• uploade dokumenter
• anmode om udbetaling af en eventuel bevilling.

Formel ansøger

Det er vigtigt for Aage og Johanne Louis-Hansens Fond, at vi ved, hvem vi formelt tildeler en eventuel bevilling. Den formelle ansøger skal være en person, der er bemyndiget til at underskrive ansøgningen (fx en direktør, bestyrelsesforperson, kunstnerisk leder eller projektets ledende professor eller overlæge). Hvis du indsender ansøgningen, men ikke selv er den formelle ansøger, skal du uploade en fuldmagt fra den formelle ansøger.

Kontaktperson

Al korrespondance fra fonden vil gå til den formelle ansøger. Du kan tilknytte én anden person som kontaktperson til ansøgningen, som vil modtage al korrespondance c.c. Hvis du indsender ansøgningen, men ikke selv er den formelle ansøger, vil du selv automatisk være kontaktperson og modtage al mailkorrespondance om ansøgningen c.c

Svar på ansøgning

Ansøgere modtager typisk svar tre til seks måneder efter fondens modtagelse af ansøgningen. I tilfælde hvor ansøgningsmaterialet ikke er fyldestgørende på indsendelsestidspunktet, kan der gå længere tid.

Ansøgere, der har søgt støtte til studieophold i udlandet modtager dog typisk svar inden for tre måneder.

Fonden begrunder ikke afslag.

Tilsagnsbetingelser

Fondens tilsagn om at yde støtte har standardmæssigt en række betingelser tilknyttet. Det er til enhver tid bevillingsmodtager, som er ansvarlig for projektet, herunder at sikre at betingelserne for bevillingen er opfyldte. Fondens standardbetingelser forudsætter eksempelvis, at støtten anvendes til det ansøgte formål, at projektet gennemføres i sin helhed som beskrevet i ansøgningen, og at projektet opnår fuld finansiering inden påbegyndelse. Herudover kan der være en række særlige betingelser knyttet til den konkrete bevilling. Som oftest er udbetaling betinget af, at projektet er gennemført, før udbetaling kan ske. Det er til enhver tid betingelserne i det individuelle tilsagnsbrev, som gælder.

Ændringer til projektet

Alle større eller væsentlige ændringer kræver forudgående skriftlig godkendelse fra fonden. Ændres projektet væsentlig uden fondens forudgående godkendelse, kan det medføre, at støtten bortfalder, ligesom allerede ydet støtte kan kræves tilbagebetalt.

Ved væsentlige budgetændringer skal et revideret budget indsendes til fondens stillingtagen. Budgettet bedes opstillet således, at man kan sammenligne det reviderede budget med det oprindelige budget, så budgetændringerne kan følges. Se eksempel på revideret budget.

Du skal hurtigst muligt kontakte fonden på info@louis-hansenfonden.dk, hvis der er væsentlige projektændringer. Husk at oplyse bevillingens journalnummer.

Udbetaling

Fonden udbetaler i udgangspunktet en bevilling til den NemKonto, der er tilknyttet det CVR-nummer eller CPR-nummer, der er angivet på ansøgningstidspunktet.

Du kan anmode om at få bevillingen udbetalt i vores digitale ansøgningssystem, når betingelserne i bevillingsbrevet er opfyldte. Udbetalinger sker således ikke automatisk. Fonden udbetaler typisk to gange månedligt.

Det er kun den person, der har digital adgang til sagen via log-in med MitID eller MitID Erhverv, der kan indsende udbetalingsanmodningen. Hvis der er behov for, at en anden person i bevillingsmodtagers organisation skal kunne tilgå sagen, kan fondens sekretariat hjælpe med at ændre den digitale adgang til sagen. Fonden kan kontaktes pr. mail info@louis-hansenfonden.dk eller pr. telefon 4918 4020.

Vær opmærksom på, at bevillingen sandsynligvis først udbetales, når det ansøgte projekt er gennemført. Ved større bevillinger vil udbetaling kunne foregå i rater. Konkrete betingelser for udbetalingen fremgår altid af bevillingsbrevet.

Regnskab (udbetalingskriterie)

Såfremt indsendelse af regnskab er nævnt som udbetalingskriterie i bevillingsbrevet skal følgende opfyldes:

• Ordinært regnskab: Regnskabet skal være underskrevet af to personer, der er tilknyttet organisationen.
• Revisionspåtegnet regnskab: Regnskabet skal være underskrevet af revisor.

Læs altid bevillingsbrevet, hvor de individuelle betingelser for udbetaling fremgår.

Afrapportering

Når du anmoder om udbetaling i vores digitale ansøgningssystem, skal du bl.a. forholde dig til, om betingelserne i bevillingsbrevet er opfyldte, og om der er indholdsmæssige eller væsentlige budgetmæssige ændringer. Bemærk at der ikke kan anmodes om udbetaling, hvis betingelserne i bevillingsbrevet ikke er opfyldte. Du skal da i stedet sende en redegørelse om de væsentlige ændringer til fonden på mail info@louis-hansenfonden.dk, hvorefter fonden vil tage stilling til, hvorvidt ændringerne kan godkendes.

Du skal herudover bl.a. afrapportere på projektet. Her bør du bl.a. overveje, hvad der er opnået med projektet, om egne succeskriterier er opnået, hvor mange og hvilke målgrupper der har fået glæde af projektet, om der er opnået ny viden med projektet.

Rateplan

Hvis du har modtaget en bevilling, hvor udbetalingerne kan ske i rater, skal du indtaste dit udkast til rateplanen via fondens digitale ansøgningssystem under fanen “Udbetaling”.

Udkast til rateplanen skal foreligge senest samtidig med, at du anmoder om udbetaling af 1. rate. Rateplanen skal være tilpasset bevillingens størrelse samt projektets tidsplan. Husk at det altid er de konkrete betingelser i dit bevillingsbrev, der er gældende.